ОПИСАНИЕ РЕЕСТРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
Реестр персональных данных клиентов
1.9.2019

СОДЕРЖАНИЕ

1. НАЗВАНИЕ РЕЕСТРА
2. ВЛАДЕЛЕЦ РЕЕСТРА
3. ОТВЕТСТВЕННОЕ ЛИЦО
4. ОПЕРАТОР РЕЕСТРА
5. ЦЕЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕЕСТРА
6. ОСНОВАНИЯ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ РЕЕСТРА
7. СОДЕРЖАНИЕ ДАННЫХ РЕЕСТРА
8. ИСТОЧНИКИ ДАННЫХ РЕЕСТРА
9. ПЕРЕДАЧА ЛИЧНЫХ ДАННЫХ
10. ВНУТРЕННЕЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕЕСТРА
11. ОБЪЕДИНЕНИЕ РЕЕСТРОВ
12. ЗАЩИТА РЕЕСТРА
13. ХРАНЕНИЕ, АРХИВИРОВАНИЕ И УДАЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ
14. ИНФОРМИРОВАНИЕ ЗАРЕГИСТРИРОВАННОГО
15. ПРОВЕРКА И ИСПРАВЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ
16. ПРАВО НА ЗАПРЕТ
17. УПРАВЛЕНИЕ РЕЕСТРОМ
18.ВНУТРЕННИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С РЕЕСТРОМ И ОБУЧЕНИЕ

1. НАЗВАНИЕ РЕЕСТРА

Реестр персональных данных клиентов Ähtärin matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD

2. ВЛАДЕЛЕЦ РЕЕСТРА

Ähtärin matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD Ostolantie 6 63700 Ähtäri

3. ОТВЕТСТВЕННОЕ ЛИЦО

Ответственным лицом является председатель совета директоров Jani Takamaa ( jani.takamaa@ahtari.fi)

В обязанности ответственного лица входит заботиться о том, что реестр персональных данных клиентов используется правильно, в частности:

- проверять права пользования при необходимости, но не реже, чем раз в год
- заботиться о защите данных в системе
- заботиться об инструктаже, связанном с использованием системы и достаточном обучении пользователей

4. ОПЕРАТОР РЕЕСТРА

Оператором реестра работает Jani Takamaa
Задачей оператора реестра является реализация прав доступа после их выдачи, давать более подробную информацию о реестре и о правах зарегистрированного получить информацию, проверить и исправить касающееся его данные.


5. ЦЕЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕЕСТРА

Цель системы – создание реестра данных существующих и будущих клиентов (физических и юридических лиц), а также для управления размещением и надзором за оплатой размещения по каждому клиенту.

В системе регистрируются текущие клиенты и партнеры Ähtärin Matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD.

Система используется также для создания списков почтовой рассылки. Списки почтовой рассылки используются для таргетированного маркетинга, информационных писем, приглашений на промо-мероприятия.

6. ОСНОВАНИЯ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ РЕЕСТРА

Зарегистрированные являются клиентами Ähtärin matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD. Клиентами являются как пользователи туристических так и интернет услуг, а также предоставители туристических услуг, такие как владельцы размещения и операторы программ развлечений. Для покупки и осуществления услуг Ähtärin matkailu Oy или его дочерних компаний необходимы контактные данные клиента.

Реестр клиентов является необходимым инструментов для Ähtärin Matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD в маркетинге и рассылках, а также в качестве архива. Клиентам не отправляется прямая реклама без их согласия. Клиент может в любой момент отменить свое согласие на получение маркетинговых сообщений.

Кроме того, Ähtäri matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD обязан вести реестр клиентов, бронирующих размещение, в соответствии с Законом о деятельности по размещению и питанию 28.4.2006/308.

7. СОДЕРЖАНИЕ ДАННЫХ РЕЕСТРА

Реестр содержит имя и контактные данные частных клиентов и юридических лиц.
Кроме того, о клиентах, бронирующих размещение, хранятся следующие данные:
- финский идентификационный номер или если его нет, дата рождения и гражданство;
- номер паспорта или другого документа, дающего право на путешествия
- даты приезда и отъезда путешественника в место размещения
Тогда когда Закон о деятельности по размещению и питанию 28.4.2006/308 этого требует.

8. ИСТОЧНИКИ ДАННЫХ РЕЕСТРА

Данные получаются напрямую от клиентов, организаторов мероприятий и частных лиц.
Tiedot saadaan suoraan asiakkailta, tilaisuuksien järjestäjiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä.

Кроме того источниками информации являются файлы куки Google Analytics, Google Ads, Yandex.Direct, Yandex.Metrica и других систем электронного маркетинга и аналитики. Пользователь может при желании запретить использование куки в своем браузере.

9. ПЕРЕДАЧА ЛИЧНЫХ ДАННЫХ

Личные данные передаются только тем партнерам Ähtärin matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD, которые принимают участие в предоставлении набора услуг соответствующего клиента или которые напрямую взимают у клиента плату за свои услуги в соответствии с договором. То же касается и взимания долгов. С партнерами, производящими работу с персональными данными заключены соответствующие договора.

С целью создания различных отчетов из системы собираются только статистические данные, не содержащие личных данных (гражданство, почтовый индекс).

Данные клиентов размещения могут быть переданы полиции в соответствии требованиями Закона о деятельности по размещению и питанию 28.4.2006/308 vaatii.

10. ВНУТРЕННЕЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕЕСТРА

Реестр используют все сотрудники Ähtärin Matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD. За внесение и обновление данных отвечают прежде всего сотрудники маркетинга и продаж.

Доступ к реестру предполагает личный логин и пароль. Логин выдается при выдаче прав доступа. Права доступа аннулируются, когда сотрудник перестает выполнять задачи, для которых ему были выданы права доступа. Тогда же удаляется логин.

По данным реестра печатаются договора, счета, напоминания, приглашения и наклейки с адресами для маркетинговых и информационных писем.

11. ОБЪЕДИНЕНИЕ РЕЕСТРОВ

Реестр личных данных клиентов Ähtärin matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD запланирован к использованию только в целях, связанных с деятельностью компании. Обновление осуществляется на основании данных, предоставленных клиентом.

12. ЗАЩИТА РЕЕСТРА

Данные реестра находятся в использовании в основном в Ähtärin matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD.

Компьютеры, на которых используется система, защищены паролями доступ к ним есть только у соответствующих лиц.

Резервная копия системы делается не менее раза в сутки.  

13. ХРАНЕНИЕ, АРХИВИРОВАНИЕ И УДАЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ

В интернет-магазине Ahtärin matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD данные зарегистрировавшихся клиентов хранятся постоянно. Данные незарегистрировавшихся клиентов хранятся 5 лет, после чего удаляются за исключением статистических данных (гражданство, почтовый индекс).
Данные, касающиеся договора о продаже аренде размещения переносятся в архив через 2 года после окончания договора. В архиве данные договоров о продаже аренды размещения хранятся три года.

14. ИНФОРМИРОВАНИЕ ЗАРЕГИСТРИРОВАННОГО

В момент бронирования/покупки или создания договора о продаже аренды размещения зарегистрированному предоставляется информация о том, что его личные данные заносятся в реестр и информационную систему хранения данных. Описание реестра есть у ответственного лица.

15. ПРОВЕРКА И ИСПРАВЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ

Зарегистрированный может сделать устный или письменный запрос о проверке своих личных данных у оператора реестра. О реализации права на проверку принимает решение ответственное лицо. Право на проверку реализуется в течение месяца с момента поступления запроса. Устный запрос, сделанный на месте, может быть удовлетворен безотлагательно, если личность запрашивающего может быть установлена. Реестр не содержит таких данных, по которым право проверки не может быть осуществлено.
Безошибочность данных о лицах, проживающих в Финляндии, при необходимости проверяется в реестре населения. Данные фирм проверяются в реестре коммерческих организаций. Частное лицо или организация могут сделать письменный запрос об исправлении данных в реестре в любой момент оператору регистра или ответственному лицу. Закон о деятельности по размещению и питанию 28.4.2006/308 требует хранения данных о гостях в течение года после начала размещения.

16. ПРАВО НА ЗАПРЕТ

У зарегистрированного есть право на отказ в использовании его личных данных с целью прямой рекламы, проведения опросов и исследований. Кроме того, у зарегистрированного есть право «стать забытым», то есть он имеет право потребовать удаления или перемещения данных с определенными ограничениями. Данные невозможно удалить если у клиента есть будущие бронирования или активные договора о продаже аренды размещения с Ähtäri Travel LTD. Кроме того Закон о деятельности по размещению и питанию 28.4.2006/308 требует хранения данных о гостях в течение одного года после начала бронирования.

17. УПРАВЛЕНИЕ РЕЕСТРОМ

Действующее руководство Ähtärin matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD как владелец реестра использует право принятия решений, связанных с реестром.

Председатель совета директоров принимает решения

- о создании описания реестра
- об использовании реестра, определении содержимого и использования данных, о выдаче прав использования, об информировании зарегистрированных и реализации права проверки, об исправлении и выдаче данных
- о поддержке работоспособности системы управления реестром
- о защите данных реестра, архивировании и удалении
- назначении ответственного лица и определении его должностных обязанностей.

Действия по реализации решений реализовывают все сотрудники Ähtärin matkailu Oy / Ähtäri Travel LTD.

18. ВНУТРЕННИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С РЕЕСТРОМ И ОБУЧЕНИЕ

Внутренние инструкции формируются отдельно. Тренинги сотрудников планируются отдельно.